Privatumo pareiškimas (ES)

ASMENS DUOMENŲ TVARKYMO TAISYKLĖS

1. BENDROSIOS NUOSTATOS

1.1. Šios Asmens duomenų tvarkymo taisyklės (toliau – Taisyklės) reglamentuoja MB „Emitos sprendimai“, juridinio asmens, registruoto adresu Raudondvario pl. 182, Kaunas, Lietuvos Respublika, įmonės kodas 305200214, PVM mokėtojo kodas LT100015039717 (toliau – Įmonė arba Duomenų valdytojas), procesus, susijusius su asmens duomenų tvarkymu, vykdant veiklą, apimančią domenų registracijos, prieglobos (shared hosting), virtualių serverių nuomos, fizinių serverių nuomos ir susijusių paslaugų teikimą.
1.2. Taisyklės parengtos vadovaujantis 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis (toliau – BDAR), Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu, Lietuvos Respublikos elektroninių ryšių įstatymu ir kitais teisės aktais.
1.3. Taisyklių tikslas – užtikrinti asmens duomenų tvarkymo teisėtumą, skaidrumą, saugumą ir atitiktį teisės aktams, nustatant aiškias procedūras, atsakomybes ir technines priemones Įmonės viduje.
1.4. Taisyklės taikomos visiems Įmonės darbuotojams (jei taikoma), duomenų tvarkytojams ir kitiems asmenims, tvarkantiems asmens duomenis Įmonės vardu.

2. SĄVOKOS

2.1. Asmens duomenys – bet kokia informacija, susijusi su fiziniu asmeniu, kurio tapatybė yra arba gali būti nustatyta (pvz., vardas, el. pašto adresas, IP adresas).
2.2. Duomenų subjektas – fizinis asmuo, kurio asmens duomenys tvarkomi (pvz., klientas, partneris, darbuotojas).
2.3. Duomenų tvarkymas – bet koks veiksmas su asmens duomenimis, įskaitant rinkimą, saugojimą, naudojimą, perdavimą, ištrynimą.
2.4. Duomenų valdytojas – MB „Emitos sprendimai“, nustatantis duomenų tvarkymo tikslus ir priemones.
2.5. Duomenų tvarkytojas – juridinis ar fizinis asmuo, tvarkantis asmens duomenis Duomenų valdytojo vardu (pvz., mokėjimo paslaugų teikėjas).
2.6. Sistema – Įmonės internetinė platforma, naudojama klientų registracijai, paslaugų užsakymui, valdymui ir techninei pagalbai.
2.7. Duomenų saugumo pažeidimas – asmens duomenų saugumo pažeidimas, dėl kurio netyčia ar neteisėtai sunaikinami, prarandami, pakeičiami, atskleidžiami ar gaunama neteisėta prieiga prie asmens duomenų.

3. ASMENS DUOMENŲ KATEGORIJOS IR TVARKYMO TIKSLAI

3.1. Įmonė tvarko šias asmens duomenų kategorijas:

• Klientų duomenys: vardas, pavardė, el. pašto adresas, telefono numeris, adresas (jei pateikiamas), mokėjimo informacija (pvz., banko sąskaitos numeris, mokėjimo kortelės duomenys, perduodami mokėjimo paslaugų teikėjams), užsakytų paslaugų duomenys, WHOIS duomenys domenų registracijai.

• Techniniai duomenys: IP adresai, prisijungimų prie Sistemos žurnalai, naršyklės tipas, įrenginio informacija, serverių žurnalai.

• Techninės pagalbos duomenys: duomenys, pateikti per užklausas (pvz., klaidų aprašymai, komunikacijos istorija).

• Partnerių duomenys: partnerių kontaktiniai duomenys (pvz., vardas, el. pašto adresas, telefono numeris), sutarčių duomenys.

• Darbuotojų duomenys (jei taikoma): vardas, pavardė, asmens kodas, banko sąskaitos numeris, kontaktiniai duomenys, darbo sutarties duomenys.
  3.2. Duomenų tvarkymo tikslai:

• Paslaugų teikimas ir administravimas (pvz., klientų registracija, paslaugų užsakymų vykdymas, domenų registracija).

• Mokėjimų apdorojimas ir buhalterinė apskaita.

• Techninės pagalbos teikimas ir klientų aptarnavimas.

• Sistemos ir paslaugų saugumo užtikrinimas (pvz., įsilaužimų prevencija, prisijungimų stebėjimas).

• Teisinių prievolių vykdymas (pvz., mokesčių apskaita, atsakymas į institucijų užklausas).

• Darbo santykių administravimas (jei taikoma).

4. DUOMENŲ TVARKYMO TEISĖTUMO PAGRINDAI

4.1. Asmens duomenys tvarkomi remiantis šiais BDAR pagrindais:

• Sutarties vykdymas (BDAR 6 str. 1 d. b punktas): klientų registracijos, paslaugų teikimo, mokėjimų apdorojimo tikslais.

• Teisinė prievolė (BDAR 6 str. 1 d. c punktas): buhalterinės apskaitos, mokesčių deklaravimo, WHOIS duomenų viešinimo (domenų registracijos atveju) tikslais.

• Teisėtas interesas (BDAR 6 str. 1 d. f punktas): Sistemos saugumo užtikrinimo, techninių duomenų analizės, klientų aptarnavimo gerinimo tikslais, jei tai nepažeidžia duomenų subjekto teisių.

• Sutikimas (BDAR 6 str. 1 d. a punktas): slapukų naudojimo, rinkodaros komunikacijos ar kitų savanoriškų veiksmų atvejais (jei taikoma).
  4.2. Prieš tvarkant duomenis pagal teisėtą interesą, Įmonė atlieka interesų balanso testą, įvertindama duomenų subjekto teisių ir laisvių poveikį.

5. DUOMENŲ RINKIMO IR TVARKYMO PRINCIPAI

5.1. Tikslų ribojimas: asmens duomenys renkami tik aiškiai apibrėžtais ir teisėtais tikslais, nurodytais šių Taisyklių 3.2 punkte.
5.2. Duomenų kiekio mažinimas: renkami tik tie duomenys, kurie būtini konkrečiam tikslui pasiekti (pvz., tik vardas ir el. pašto adresas registracijai).
5.3. Tikslumas: Įmonė imasi priemonių, kad duomenys būtų tikslūs ir prireikus atnaujinami, ragindama klientus pateikti tikslią informaciją.
5.4. Saugojimo trukmės ribojimas: duomenys saugomi tik tiek, kiek būtina tikslams pasiekti arba pagal teisės aktus (žr. 7 skyrių).
5.5. Saugumas: taikomos techninės ir organizacinės priemonės duomenų apsaugai (žr. 8 skyrių).
5.6. Skaidrumas: klientai informuojami apie duomenų tvarkymą per Privatumo politiką, paskelbtą Įmonės svetainėje arba Sistemoje.

6. DUOMENŲ PERDAVIMAS IR TVARKYTOJAI

6.1. Asmens duomenys perduodami tretiesiems asmenims tik tais atvejais, kai tai būtina:

• Duomenų tvarkytojams:

  • Mokėjimo pas 6.1.1. Mokėjimo paslaugų teikėjai (pvz., bankai, mokėjimo platformos) mokėjimų apdorojimui.

  • Domenų registrai (pvz., Kauno technologijos universitetas .lt domenams, tarptautiniai registrai) WHOIS duomenų tvarkymui.

  • IT paslaugų teikėjai, užtikrinantys serverių prieglobą ar Sistemos veikimą.

• Valstybinės institucijos: Valstybinė mokesčių inspekcija, Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija ar kitos, jei reikalaujama pagal teisės aktus.
  6.2. Su kiekvienu duomenų tvarkytoju sudaroma duomenų tvarkymo sutartis, užtikrinanti BDAR reikalavimų laikymąsi.
  6.3. Duomenys gali būti perduodami už Europos ekonominės erdvės (EEE) ribų (pvz., tarptautiniams domenų registratoriams), taikant BDAR 46 straipsnyje numatytas apsaugos priemones (pvz., standartines sutarčių sąlygas).
  6.4. Įmonė neperduoda asmens duomenų rinkodaros tikslais be aiškaus duomenų subjekto sutikimo.

7. DUOMENŲ SAUGOJIMO LAIKOTARPIAI

7.1. Asmens duomenys saugomi pagal šiuos terminus:

• Klientų registracijos ir paslaugų duomenys: sutarties galiojimo laikotarpiu ir 7 kalendorines dienas po sutarties pabaigos, nebent klientas prašo kitaip arba teisės aktai numato ilgesnį laikotarpį.

• Mokėjimo duomenys: 10 metų nuo mokėjimo atlikimo, pagal Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymą.

• Techniniai duomenys (pvz., IP adresai, prisijungimų žurnalai): iki 6 mėnesių, nebent būtina ilgiau dėl saugumo incidentų tyrimo.

• Techninės pagalbos užklausos: 1 metus nuo užklausos pateikimo.

• Darbuotojų duomenys (jei taikoma): darbo sutarties galiojimo laikotarpiu ir pagal Lietuvos Respublikos darbo kodeksą po sutarties pabaigos.

• Domenų WHOIS duomenys: pagal registratoriaus taisykles, paprastai viešai prieinami domeno registracijos metu.
  7.2. Pasibaigus saugojimo laikotarpiui, duomenys ištrinami arba anonimizuojami, nebent reikalingi teisinių ginčų sprendimui.

8. DUOMENŲ SAUGUMO PRIEMONĖS

8.1. Įmonė taiko šias technines ir organizacines priemones:

• Techninės priemonės:

  • Duomenų šifravimas (pvz., SSL/TLS protokolai Sistemoje).

  • Ugniasienės ir prieigos kontrolės sistemos serveriuose.

  • Reguliarūs serverių ir Sistemos saugumo atnaujinimai.

  • Atsarginės duomenų kopijos, saugomos šifruotu formatu.

• Organizacinės priemonės:

  • Darbuotojų mokymai apie BDAR reikalavimus ir duomenų apsaugą.

  • Prieigos prie duomenų ribojimas pagal „būtino žinoti“ principą.

  • Duomenų tvarkymo veiklos įrašų (BDAR 30 str.) tvarkymas.

  • Duomenų saugumo incidentų valdymo procedūros.
    8.2. Įmonė atlieka reguliarius Sistemos saugumo auditus ir rizikų vertinimus, siekdama užtikrinti duomenų apsaugos priemonių efektyvumą.
    8.3. Klientų atsakomybė:

• Klientai privalo naudoti stiprius slaptažodžius, neatkleisti prisijungimo duomenų tretiesiems asmenims ir nedelsiant informuoti Įmonę apie įtariamus saugumo pažeidimus.

• Įmonė neatsako už duomenų saugumo pažeidimus, kilusius dėl kliento veiksmų (pvz., slaptažodžio atskleidimo, neatnaujintos programinės įrangos).

9. DUOMENŲ SUBJEKTŲ TEISIŲ ĮGYVENDINIMO PROCEDŪROS

9.1. Duomenų subjektas turi šias BDAR numatytas teises:

• Susipažinti su savo duomenimis (15 str.).

• Reikalauti ištaisyti netikslius duomenis (16 str.).

• Reikalauti ištrinti duomenis („teisė būti pamirštam“, 17 str.).

• Apriboti duomenų tvarkymą (18 str.).

• Perkelti duomenis kitam valdytojui (20 str.).

• Nesutikti su tvarkymu, pagrįstu teisėtu interesu (21 str.).
  9.2. Prašymo pateikimo procedūra:

• Prašymas pateikiamas raštu per Sistemą arba el. paštu info@emitossprendimai.lt, nurodant duomenų subjekto tapatybę patvirtinančią informaciją (pvz., vardą, kliento ID).

• Tapatybė gali būti papildomai tikrinama, jei kyla abejonių dėl prašymo autentiškumo.
  9.3. Atsakymo terminai:

• Įmonė atsako per 1 mėnesį nuo prašymo gavimo.

• Sudėtingais atvejais terminas pratęsiamas iki 2 mėnesių, informuojant duomenų subjektą.
  9.4. Atsisakymas įgyvendinti teises:

• Įmonė gali atsisakyti įgyvendinti teises, jei tai prieštarauja teisės aktams (pvz., buhalterinės apskaitos reikalavimams) arba prašymas yra akivaizdžiai nepagrįstas.

• Atsisakymas pateikiamas raštu su motyvais.
  9.5. Duomenų subjektas, nesutinkantis su Įmonės sprendimu, gali pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai (www.ada.lt).

10. DUOMENŲ SAUGUMO PAŽEIDIMŲ VALDYMAS

10.1. Atsiradus duomenų saugumo pažeidimui, Įmonė:

• Nedelsiant (per 72 valandas) praneša Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai, jei pažeidimas kelia pavojų duomenų subjektų teisėms (BDAR 33 str.).

• Informuoja paveiktus duomenų subjektus, jei pažeidimas kelia didelę riziką (BDAR 34 str.).

• Atlieka vidinį tyrimą, dokumentuoja pažeidimą ir imasi priemonių pasekmėms pašalinti.
  10.2. Darbuotojai (jei taikoma) privalo nedelsiant pranešti vadovybei apie pastebėtus ar įtariamus pažeidimus.
  10.3. Klientai raginami pranešti apie įtariamus pažeidimus (pvz., neteisėtą prisijungimą prie jų paskyros) per Sistemą arba el. paštu.

11. DARBOTOJŲ ATSAKOMYBĖ

11.1. Visi darbuotojai, turintys prieigą prie asmens duomenų, privalo:

• Laikytis šių Taisyklių ir BDAR reikalavimų.

• Nedelsiant pranešti apie pastebėtus pažeidimus ar klaidas.

• Nenaudoti duomenų neautorizuotais tikslais ir neatkleisti jų tretiesiems asmenims.
  11.2. Darbuotojai pasirašo konfidencialumo susitarimus, įpareigojančius saugoti asmens duomenis.
  11.3. Už Taisyklių pažeidimus darbuotojams taikomos drausminės priemonės, įskaitant galimą darbo sutarties nutraukimą, ir teisinė atsakomybė pagal Lietuvos Respublikos teisės aktus.

12. TRETIESIEMS ASMENIMS TEIKIAMOS PASLAUGOS

12.1. Klientai, naudodamiesi Įmonės paslaugomis (pvz., shared hosting, serverių nuoma), gali tvarkyti trečiųjų šalių asmens duomenis (pvz., jų svetainių lankytojų duomenis).
12.2. Tokiais atvejais klientas veikia kaip duomenų valdytojas, o Įmonė – kaip duomenų tvarkytojas pagal BDAR 28 straipsnį.
12.3. Įmonė neatsako už klientų neteisėtą trečiųjų šalių asmens duomenų tvarkymą, nebent tai kyla dėl Įmonės kaltės (pvz., nepakankamų saugumo priemonių).
12.4. Klientai privalo užtikrinti, kad jų tvarkomi duomenys atitiktų BDAR reikalavimus, ir pateikti Įmonei būtinus nurodymus dėl duomenų tvarkymo.

13. TAISYKLIŲ PERŽIŪRA IR ATNAUJINIMAS

13.1. Taisyklės peržiūrimos ne rečiau kaip kartą per metus arba pasikeitus teisės aktams, veiklos pobūdžiui ar nustačius trūkumų.
13.2. Atnaujintos Taisyklės patvirtinamos Įmonės vadovo ir paskelbiamos vidinėje dokumentacijoje, informuojant darbuotojus.
13.3. Darbuotojai privalo susipažinti su atnaujintomis Taisyklėmis ir patvirtinti tai raštu arba per vidinę sistemą.

14. KONTAKTINĖ INFORMACIJA

14.1. Klausimais dėl asmens duomenų tvarkymo kreiptis:

• El. paštu: info@emitossprendimai.lt

• Paštu: MB „Emitos sprendimai“, Raudondvario pl. 182, Kaunas, LT-47149, Lietuva

• Per Sistemą: prisijungus prie kliento paskyros.

14.2. Už Taisyklių įgyvendinimą atsakingas asmuo: Įmonės vadovas arba paskirtas duomenų apsaugos pareigūnas (jei taikoma).

15. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

15.1. Taisyklės įsigalioja nuo jų patvirtinimo Įmonės vadovo ir galioja iki atšaukimo ar pakeitimo.
15.2. Taisyklės sudarytos lietuvių kalba. Jei Taisyklės verčiamos, lietuvių kalbos versija turi viršenybę.
15.3. Visi ginčai, kylantys dėl Taisyklių vykdymo, sprendžiami derybomis, o nesusitarus – Lietuvos Respublikos teismuose pagal Įmonės registracijos vietą (Kaunas, Lietuva).